バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い｜新しい起業や創業を提案するバーチャルオフィスセンター

フリーランスで仕事をしている方や、これから企業される方はオフィスをどこにしようと悩んでいる方がいらっしゃるのではないでしょうか？
近年はバーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスを利用することで、自宅や賃貸のオフィスを借りずに低コストで、ご自身の理想的な場所に仕事スペースを構えることができます。

それでは早速「バーチャルオフィス」と「レンタルオフィス」の機能比較、メリット・デメリットをみていきましょう！

バーチャルオフィスとは？

仕事の作業は自宅で行うので、名刺で使う住所や登記する住所、会議をする時だけ利用できるオフィスを利用したい。そしてとにかく低コストで抑えたい！という方におすすめなのが「バーチャルオフィス」です。

バーチャルオフィスとは名前の通り、実際のオフィス空間やオフィスデスクを持たなくても、まるで自分のオフィスを持っているかのように、低コストでオフィス機能を利用することができます。バーチャルオフィスを利用するにあたり、いくつか利用できるサービスをご紹介します。サービスやオプションの内容は各バーチャルオフィスにより異なりますので、事前に訪問しご自身で確認されることをオススメします。

バーチャルオフィスの住所

バーチャルオフィスの住所を利用することで、一等地の住所をあなたのビジネスに利用することができます。また、自宅で普段は作業しているけれど、会社としての住所は別の住所を持ちたいという場合にも、バーチャルオフィスの住所を利用することができます。

これらの住所は、施設によりますが法人登記、HPなどのWEB、名刺などに使用できるバーチャルオフィスがほとんどです。

バーチャルオフィスに届く郵便物

会社としての住所をバーチャルオフィスに設定している場合、仕事に関する郵便物はバーチャルオフィスに届きます。バーチャルオフィスによっては郵便物を自宅などの指定の住所へ転送してくれます。

頻度は施設によりますが、7日、15日、30日ごとに転送してくれたり、郵便物が届いたらバーチャルオフィスから連絡が入りあなたの指示通りに転送してくれてたりと、必要な郵便物を必要な時に受け取ることができます。

バーチャルオフィスの会議室

バーチャルオフィスは住所を借りたり、郵便物を転送してくれたりするだけでなく、「会議室」を完備しているバーチャルオフィスがあります。定額のオプション利用や、使用した時間だけ追加で払うところが多いです。
クライアントとカフェで打ち合わせをするのも良いですが、オフィスに招いて会議をすると会話に集中できるだけでなく、ホワイトボードやプロジェクターを使うこともできます。

デメリットを挙げるとすれば、会議室が数部屋しかない場合、他の利用者さんと被り利用したい時間に利用できないことです。会議室といっても、数十名が入る大きな会議室ではなく、2名で利用できるミーティングルームもある場合があるので、様々なビジネスとシーンに適応できるバーチャルオフィスを選ばれてはいかがでしょうか。

バーチャルオフィスの電話秘書サービス

会社の電話番号を個人の携帯電話ではなく、固定電話番号を利用することができます。この「電話秘書サービス」と呼ばれるサービスを使うことで、クライアントから掛かってくる問い合わせ電話を逃すことなく、あなたに変わってオペレーターが対応し、要件を承り、メールで連絡をしてくれます。

レンタルオフィスとは？

レンタルオフィスは広いオフィス空間を共有するシェアオフィスとは異なり、ご自身専用のオフィスを借りることができます。
賃貸物件を借りることと同じように思われるかもしれませんが、レンタルオフィスの場合、仕事場として利用するための机や電気、インターネットなどの設備が整っていることがほとんどで、契約後すぐに仕事を開始できるのが特徴です。
それだけであれば、家具付きの賃貸物件と変わらない気がしますが他にもメリット・デメリットがあります。

有人受付

レンタルオフィスは広いオフィス空間を個人で使えるスペースに区切っているので、レンタルオフィスの受付デスクにスタッフが常駐していることがあります。もし外出していてオフィスに不在であれば対応することはできませんが、レンタルオフィスであれば受付スタッフが対応してくれます。
オフィスにいなくてもスタッフがリタルタイムに来客へ対応できるので、急な来客にも対応することができます。

電話秘書サービス

サービス対応時間内にかかってきた電話に専用の電話オペレーターが対応してくれ、オペレーターは電話をかけてきた方の名前、社名、折り返しの連絡先、用件を確認し、メールで入電を知らせてくれます。このサービスを「電話秘書サービス」「電話代行サービス」などと呼びます。
このサービスはオプションであることが多いですが、非常に便利なサービスとなっています。