近年はSNSやメッセージャー、ライン、スカイプなどのコミニュケーションルーツでのやり取りが増え、電話やメールでのやり取りが少なくなった方も多くおられるでしょうが、仕事ではまだまだこれらのツールを使ったコミュニケーションが中心となっています。
メールでのやり取りはメッセンジャー、ラインなどにシフトしつつありますが、電話は、固定電話または携帯電話でのやり取りが中心となっています。
さらに近年は海外へ進出したり、海外とのやり取りのある方が増えたこともあり、「電話で英語対応できるスタッフ」という点が重要になってきます。それでは早速、電話秘書サービスについてみていきましょう。
なぜ電話秘書サービスが必要か
バーチャルオフィスを利用している方が電話を使う時は、「ご自身の携帯電話の番号を使用する」もしくは「東京03といった固定電話の番号を使用する」のいずれかの方法になると思います。
ご自身の携帯電話の番号を使用する場合、24時間365日電話応対が可能です。
しかし、外回りが多い方やお客様とのお打ち合わせが多い方などは、問い合わせ電話に出ることが出来ない場面が多いのではないでしょうか。固定電話を利用される方は外出先では対応することができません。
電話秘書と電話転送の違い
では「電話転送サービス」を利用すれば良いと思われる方もいらっしゃると思いますが、ご自身の携帯電話にお客様からの電話が転送されるだけなので、問い合わせ電話にでることが出来ない場合は、やはりそのチャンスを逃してしまいます。一方「電話秘書サービス」は、あなたに変わってオペレーターが対応し、用件を承り、メールで連絡をしてくれます。
電話秘書サービスのサービス内容とは？
サービス対応時間内にかかってきた電話に専用の電話オペレーターが対応します。オペレーターは電話をかけてきた方の名前、社名、折り返しの連絡先、用件を確認し、メールで入電を知らせてくれます。このサービスを「電話秘書サービス」「電話代行サービス」などと呼びます。
最近では日本語以外の言語で対応できる「バイリンガル対応電話秘書サービス」を行なっているバーチャルオフィスもあります。
サービス利用に伴う費用はほとんどのバーチャルオフィスが追加料金と設定しているとことが多いようです。月○回までオプションの月額料金で対応してくれたり、オプションの月額料金＋対応１件につき○円と設定していたり、バーチャルオフィスによって料金体系は異なります。
いかがでしたか？
電話秘書サービスは「外出しており電話にでることができなかった」「会議や資料作成におわれており営業電話に出る時間がない」「海外出張に行くのでかかってくる電話にでることができない」などの問題に対応することができる便利なサービスです。サービスを検討している方の参考になれば嬉しいです。
