バーチャルオフィスとシェアオフィスの違い

フリーランスで仕事をしている方や、これから企業される方はオフィスをどこにしようと悩んでいる方がいらっしゃるのではないでしょうか？
近年はバーチャルオフィスやシェアオフィスを利用することで、自宅や賃貸のオフィスを借りずに低コストで、ご自身の理想的な場所に仕事スペースを構えることができます。

それでは早速「バーチャルオフィス」と「シェアオフィス」の機能比較、メリット・デメリットをみていきましょう！

バーチャルオフィスとは？

仕事の作業は自宅で行うので、名刺で使う住所や登記する住所、会議をする時だけ利用できるオフィスを利用したい。そしてとにかく低コストで抑えたい！という方におすすめなのが「バーチャルオフィス」です。

バーチャルオフィスとは名前の通り、実際のオフィス空間やオフィスデスクを持たなくても、まるで自分のオフィスを持っているかのように、低コストでオフィス機能を利用することができます。バーチャルオフィスを利用するにあたり、いくつか利用できるサービスをご紹介します。サービスやオプションの内容は各バーチャルオフィスにより異なりますので、事前に訪問しご自身で確認されることをオススメします。

バーチャルオフィスの住所

バーチャルオフィスの住所を利用することで、一等地の住所をあなたのビジネスに利用することができます。また、自宅で普段は作業しているけれど、会社としての住所は別の住所を持ちたいという場合にも、バーチャルオフィスの住所を利用することができます。

これらの住所は、施設によりますが法人登記、HPなどのWEB、名刺などに使用できるバーチャルオフィスがほとんどです。

バーチャルオフィスに届く郵便物

会社としての住所をバーチャルオフィスに設定している場合、仕事に関する郵便物はバーチャルオフィスに届きます。バーチャルオフィスによっては郵便物を自宅などの指定の住所へ転送してくれます。

頻度は施設によりますが、7日、15日、30日ごとに転送してくれたり、郵便物が届いたらバーチャルオフィスから連絡が入りあなたの指示通りに転送してくれてたりと、必要な郵便物を必要な時に受け取ることができます。

バーチャルオフィスの会議室

バーチャルオフィスは住所を借りたり、郵便物を転送してくれたりするだけでなく、「会議室」を完備しているバーチャルオフィスがあります。定額のオプション利用や、使用した時間だけ追加で払うところが多いです。
クライアントとカフェで打ち合わせをするのも良いですが、オフィスに招いて会議をすると会話に集中できるだけでなく、ホワイトボードやプロジェクターを使うこともできます。

デメリットを挙げるとすれば、会議室が数部屋しかない場合、他の利用者さんと被り利用したい時間に利用できないことです。会議室といっても、数十名が入る大きな会議室ではなく、2名で利用できるミーティングルームもある場合があるので、様々なビジネスとシーンに適応できるバーチャルオフィスを選ばれてはいかがでしょうか。

バーチャルオフィスの電話秘書サービス

会社の電話番号を個人の携帯電話ではなく、固定電話番号を利用することができます。この「電話秘書サービス」と呼ばれるサービスを使うことで、クライアントから掛かってくる問い合わせ電話を逃すことなく、あなたに変わってオペレーターが対応し、要件を承り、メールで連絡をしてくれます。

シェアオフィスとは？

広いオフィススペースを、異なるバックグラウンドを持つ人が共有して使えるサービスです。基本的には広いオフィススペースの席が指定されておらず、好きなところを利用することができます。シェアオフィスによっては、個室ではないけれど自分専用の席を用意しているところもあるようです。

バーチャルオフィスの前述したサービスはもちろんのこと、女性にはありがたい「パウダールーム」や「女性専用シート」、急な来客にも困らないよう「有人受付」、お茶やコーヒーなどの「フリードリンク」を備えているところもあります。

シェアオフィスを検討中の方は「シェアオフィス」にするか「賃貸オフィス」にするか迷っておられる方がいるのではないでしょうか？賃貸オフィスであれば敷金や礼金を支払う必要があったり、火災保険や、マンションであれば共益費も賃料に加えて発生します。

便利なアクセス

バーチャルオフィスでもいえることですが、シェアオフィスはオフィスを利用する頻度が高いため、駅が近いといった便利なアクセスであることは利用者だけでなく、クライアントにとっても親切といえます。東京の都心で駅近に賃貸オフィスを構えようと思ったらそれなりの金額が必要ですが、シェアオフィスであれば低コストで実現することができます。

シェアオフィスのデメリット？！

多くのシェアオフィスでは、フロア共有の無線LANを利用することができます。そのため、ネットワークセキュリティを特に気にする業種の方、または通信量が多くネットワークスピードを特に気にする業種の方は注意が必要です。

またワークスペースが共有ということは、PCの画面を他の利用者さんが簡単に見ることができる環境であるため、うっかりPC画面を開いたままお手洗いに行っている間に見られてしまったということも有りえます。機密情報を扱う場合には注意が必要です。

まとめ

いかがでしたか？ビジネスの種類や規模によって「バーチャルオフィス」が適しているのか「シェアオフィス」が適しているのかに分かれます。スタートアップ時はできるだけコストを削減したいという方にはバーチャルオフィスがおすすめかもしれません。バーチャルオフィスは異業種の方が働いているため、多くの出会いがあるので、ビジネスの幅が広がることがあります。
いずれにせよ、バーチャルオフィス・シェアオフィスを利用する前には実際に見学することをおすすめします。